Gestionale Immobiliare: guida completa alla scelta

• Matteucci Gianluca
• 09 febbraio 2024

Se sei coinvolto nel settore immobiliare, sia come agente, agenzia o professionista del settore, saprai quanto sia cruciale mantenere una gestione efficiente e organizzata delle tue attività.

In questo contesto, l’utilizzo di un gestionale immobiliare può fare la differenza tra un’attività che procede a fatica e una che prospera.

In questo articolo, visto il successo del precedente “Le 5 funzioni essenziali di un Gestionale Immobiliare per Agenti Immobiliari”, esploreremo in dettaglio il ruolo e l’importanza di un gestionale immobiliare e come può contribuire al successo del tuo business immobiliare.

Abbiamo creato una guida completa, che potrà esserti utile sia se sei una START-UP sia se sei un professionista già ben avviato.

Troverai informazioni fondamentali per scegliere in tutta serenità il prodotto migliore per te, quali errori non commettere e quali sono le caratteristiche indispensabili.

Indice:

1. A cosa serve il Gestionale Immobiliare?
2. Gestionale Immobiliare: online o offline?
3. Gratuito o a pagamento? Facciamo chiarezza!
4. Ma quanto costa un Gestionale Immobiliare?
5. Conclusioni finali

A cosa serve il Gestionale Immobiliare?

Il Gestionale Immobiliare è un software progettato appositamente per aiutare agenzie immobiliari, agenti e professionisti del settore a gestire tutte le attività legate alla compravendita e alla gestione di immobili in modo efficiente e organizzato.

Questo tipo di software offre diverse funzionalità utili, tra cui:

1. Gestione degli annunci: Consente di creare, modificare e pubblicare annunci immobiliari su diversi portali e siti web in modo rapido e semplice.
    
2. Gestione dei contatti: Permette di registrare e tenere traccia dei contatti dei clienti, potenziali acquirenti, locatari e venditori, facilitando la comunicazione e il follow-up.
    
3. Agenda e calendario: Fornisce un calendario per pianificare appuntamenti, visite e scadenze relative alle trattative immobiliari, aiutando a organizzare il lavoro quotidiano.
    
4. Gestione delle trattative: Permette di monitorare lo stato delle trattative in corso, le offerte presentate e gli accordi raggiunti, facilitando il processo di negoziazione.
    
5. Gestione dei documenti: Permette di archiviare e gestire in modo sicuro tutti i documenti relativi alle transazioni immobiliari, come contratti di vendita, locazione e perizie, semplificando la documentazione e la ricerca.
   
   I software più evoluti sono anche in grado di compilare automaticamente i documenti, per un’efficienza ancora maggiore.
    
6. Analisi e reportistica: Fornisce strumenti per generare report sull’andamento del mercato immobiliare, sulle performance delle inserzioni e sulle attività degli agenti, offrendo una visione chiara delle prestazioni dell’agenzia.
    
7. Automatizzazione dei processi: Aiuta ad automatizzare compiti ripetitivi e a ridurre il carico di lavoro amministrativo, migliorando l’efficienza complessiva delle operazioni.
    
8. Integrazione con altri software: Può integrarsi con altri strumenti di marketing, siti web e servizi di pagamento per offrire una soluzione completa e integrata, migliorando la gestione e la visibilità online.
    
9. Ricerca immobili web: Attraverso sistemi di ricerca cloud evoluti, fornendogli determinate preferenze di un acquirente, ricerca nel web l’immobile adatto alle sue esigenze.
    
10. Censimento di zona: Da un grandissimo aiuto nel censire un territorio, mantiene ordinato lo storico delle attività effettuate, consente di assegnare obiettivi e verificare le statistiche degli operatori.
     
11. Mobile work: Attraverso il layout responsive consente di poter lavorare fuori ufficio in tutta comodità. Il software si ottimizza automaticamente al dispositivo utilizzato (Desktop o Mobile).

Ogni gestionale immobiliare è diverso dall’altro e può avere o meno le funzioni sopra elencate.

Da questo e da ciò che scopriremo in questo articolo è possibile capire qual è il gestionale immobiliare migliore.

Senza ombra di dubbio l’utilizzo di un gestionale immobiliare è una scelta intelligente e strategica per qualsiasi professionista del settore immobiliare che desidera migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare la gestione delle attività e massimizzare il successo del proprio business.

Investire in un software immobiliare consente di rimanere competitivi nel mercato odierno ed effettuare un passo fondamentale verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi professionali e finanziari nel lungo termine.

Gestionale Immobiliare: online o offline? SaaS o on-premise?

Fino a un po’ di anni fa il dibattito era sempre lo stesso: è meglio un gestionale immobiliare online oppure offline? Con licenza di utilizzo annuale, oppure con acquisto una tantum?

Oggi ormai la risposta è chiara. La scelta ottimale ricade su software SaaS con tecnologia online. Vediamo di seguito i motivi:

1. Accessibilità e Mobilità: Con un gestionale immobiliare online, gli agenti possono accedere al sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, inclusi computer desktop, laptop, tablet e smartphone.
   
   Questa flessibilità consente loro di lavorare in ufficio, in viaggio o persino da casa, mantenendo al contempo l’accesso completo ai dati e agli strumenti di gestione immobiliare.
   
   Ciò si traduce in una maggiore produttività e reattività alle esigenze dei clienti, poiché gli agenti possono prendere decisioni informate e rispondere alle richieste rapidamente, ovunque si trovino.
    
2. Collaborazione e Condivisione dei Dati: Un gestionale immobiliare online facilita la collaborazione tra membri del team e professionisti del settore.
   
   Grazie alla possibilità di condividere facilmente informazioni e documenti in tempo reale, gli agenti possono lavorare insieme più efficacemente, coordinare le attività e garantire che tutti siano aggiornati sulle ultime informazioni riguardanti i clienti e le proprietà.
   
   Questa condivisione immediata dei dati promuove una migliore comunicazione interna ed esterna, migliorando l’esperienza complessiva del cliente e aumentando la fiducia nei confronti dell’agenzia.
    
3. Aggiornamenti e Manutenzione Semplificati: Con un gestionale immobiliare online, gli aggiornamenti del software sono gestiti centralmente dal fornitore del servizio e distribuiti automaticamente agli utenti senza interruzioni o interventi da parte degli utenti stessi.
   
   Questo elimina la necessità di installare manualmente nuove versioni del software e garantisce che tutti gli utenti abbiano accesso alle ultime funzionalità e correzioni di bug.
   
   Inoltre, la manutenzione del sistema, compreso il backup dei dati e la sicurezza, è gestita dal provider del servizio cloud, riducendo il carico di lavoro IT per l’agenzia immobiliare e garantendo una maggiore affidabilità e sicurezza dei dati.
    
4. Sicurezza dei Dati e Conformità Normativa: I fornitori di servizi di gestione immobiliare online investono pesantemente nella sicurezza dei dati e nella conformità normativa per proteggere le informazioni sensibili degli utenti.
   
   Ciò include misure di sicurezza avanzate come la crittografia dei dati, i backup automatici, l’autenticazione multi-fattore e il rispetto delle normative sulla privacy dei dati come il GDPR.
   
   Queste robuste misure di sicurezza offrono agli utenti la tranquillità che i loro dati siano protetti da accessi non autorizzati e da perdite accidentali, garantendo la conformità alle normative vigenti e la fiducia dei clienti.

Adesso che hai capito come il gestionale immobiliare online sia senza dubbio la soluzione migliore, vediamo insieme la formula di acquisto.

Tutti i gestionali immobiliari online sfruttano – per forza di cose – il modello SaaS (Software as a Service). Le caratteristiche peculiari sono:

• Nel modello SaaS, il software è ospitato e gestito da un provider di servizi cloud, e gli utenti accedono al software tramite Internet utilizzando un browser web o un’applicazione dedicata.
   
• Le principali caratteristiche del modello SaaS includono l’accessibilità da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, aggiornamenti automatici del software, scalabilità flessibile e pagamento su base abbonamento.
   
• Questo modello è particolarmente adatto per piccole e medie imprese che desiderano evitare investimenti iniziali in hardware e infrastruttura IT, e preferiscono pagare per l’uso del software su base mensile o annuale.

Gestionale Immobiliare: Gratuito o a pagamento?

La scelta tra un gestionale immobiliare gratuito e uno a pagamento dipende dalle esigenze specifiche della tua agenzia immobiliare, dagli obiettivi professionali che hai e dal budget. Ecco alcuni punti da considerare:

Funzionalità e supporto: I gestionali immobiliari a pagamento hanno in genere funzioni maggiori e meglio strutturate rispetto a quelli gratuiti.

Questo può includere strumenti avanzati per la generazione dei lead, la gestione delle transazioni, l’automazione dei processi e l’analisi dei dati.

Inoltre, i gestionali a pagamento spesso offrono un supporto clienti più completo, che può essere utile in caso di problemi o domande.

Affidabilità e sicurezza: I gestionali immobiliari a pagamento tendono a offrire maggiore affidabilità e sicurezza rispetto a quelli gratuiti.

Questo perché i fornitori di servizi a pagamento investono risorse nella manutenzione, nell’aggiornamento e nella sicurezza del loro software per garantire un’esperienza ottimale agli utenti.

Personalizzazione e scalabilità: Alcuni gestionali a pagamento offrono opzioni di personalizzazione più avanzate e una maggiore scalabilità rispetto a quelli gratuiti.

Questo può essere importante se la tua agenzia immobiliare ha esigenze particolari o prevede di crescere nel tempo e ha bisogno di una soluzione che possa adattarsi alle sue esigenze in evoluzione.

Costi a lungo termine: Anche se i gestionali immobiliari gratuiti possono sembrare più economici inizialmente, è importante considerare i costi a medio e lungo termine.

In linea generale i gestionali immobiliari gratuiti offrono funzionalità avanzate a pagamento, come per esempio l’eventuale assistenza tecnica.

Un costo nascosto quasi mai considerato è quello del back-up e trasferimento dati verso un nuovo gestionale futuro.

La maggior parte dei gestionali immobiliari gratuiti non fornisce i file di esportazione corretti per essere importati al meglio in un nuovo gestionale. Sai cosa significa?

1. Dover ricaricare tutto a mano;
2. Sostenere costi elevati per farti creare un software di importazione dati ad hoc per mantenere i tuoi dati.

I costi da sostenere in entrambi i casi non sono esigui.

In definitiva, la scelta tra un gestionale immobiliare gratuito e uno a pagamento dipende dalle tue esigenze specifiche, dal budget disponibile e dalla qualità e completezza delle funzionalità offerte da ciascuna opzione.

Valuta attentamente i pro e i contro di entrambe le opzioni e scegli quella che meglio si adatta alle esigenze della tua agenzia immobiliare.

Gestionale Immobiliare: Quanto costa?

Il costo di un gestionale per agenzie immobiliari può variare significativamente in base a diversi fattori. 

Intanto le funzionalità offerte, il numero di utenti e di immobili gestiti, il tipo di implementazione (SaaS o on-premise), il livello di supporto clienti e il provider del software.

I punti che devi considerare sono:

Modello di prezzo: Il gestionale immobiliare può essere commercializzato con differenti modelli di prezzo.

Tra i più utilizzati c’è il piano di abbonamento mensile o annuale basato sulla versione e sul numero utenti. Questo vale per i software SaaS.

Costo iniziale e canone annuo: Alcuni gestionali immobiliari hanno un costo di START-UP legato all’implementazione del software e un canone annuo per l’utilizzo continuato del servizio.

Viene spesso richiesto anche un costo per la formazione di affiancamento iniziale.

Funzionalità aggiuntive: I migliori gestionali immobiliari offrono sempre dei moduli aggiuntivi con costi extra opzionali.

Possono essere moduli per il marketing, integrazioni con software di terze parti. Queste funzionalità aggiuntive influenzano il costo complessivo del gestionale.

Personalizzazione e implementazione: Se richiedi una personalizzazione del software o servizi di implementazione personalizzati, potresti dover affrontare costi aggiuntivi.

Alcuni fornitori di software offrono servizi di consulenza o di personalizzazione a pagamento per adattare il software alle esigenze specifiche della tua agenzia immobiliare.

Supporto tecnico e assistenza clienti: Il livello di supporto tecnico e assistenza clienti offerto dal provider del software può influenzare il costo complessivo del gestionale.

I gestionali immobiliari che offrono supporto prioritario o assistenza 24/7 potrebbero avere un costo leggermente più elevato rispetto a quelli che offrono solo supporto standard.

Poiché i costi dei gestionali per agenzie immobiliari possono variare notevolmente in base a questi e altri fattori, ti consigliamo di contattare direttamente i fornitori di software che ti interessano per ottenere preventivi personalizzati e valutare quale opzione si adatta meglio alle esigenze e al budget della tua agenzia immobiliare.

Conclusioni finali

In definitiva, prima di scegliere un gestionale immobiliare, è importante valutare attentamente le tue esigenze aziendali, confrontare le funzionalità e i prezzi delle diverse opzioni e magari richiedere delle demo o delle prove gratuite per valutare quale soluzione si adatta meglio alle tue esigenze specifiche.

Inoltre, considera anche la facilità d'uso, il supporto clienti e la reputazione del provider del software quando prendi la tua decisione.